Vorstandsvorsitzender Tim Schumacher eröffnet die Vorstandssitzung, zunächst anwesend sind Schatzmeister Adrian Pauli und Schriftführer Johanna Schell. Schriftführer Johanna Schell verliest die Punkte der Tagesordnung, die wie folgt lauten:
Schatzmeister Adrian Pauli schlägt vor, das vorhandene Postfach aufgrund geringer Nutzung abzuschaffen und von nun an nur noch die reguläre Adresse des Hackspace Jena zu verwenden. Dies soll in zwei Schritten geschehen:
Der Vorstand beschließt einstimmig, das Postfach abzuschaffen.
Eintreffen zweier Vereinsmitglieder.
Dieser Tagespunkt muss verschoben werden, da das Vereinsmitglied, das nähere Informationen vortragen wollte, zum Termin doch nicht erscheinen konnte.
Tagespunkt wurde dementsprechend verschoben.
Der Vorstand gibt von vorneherein an, dass die endgültige Entscheidung über die Mailingliste nicht vom Vorstand getroffen werden kann und den Einbezug der Mitglieder erfordert. Anschließend findet ein Gespräch mit dem Vereinsmitglied statt, das die Diskussion über die Mailingliste angeregt hat. Das Mitglied gibt an, dass eine Nichtveröffentlichung des Archivs der Mailingliste völlig ausreichend wäre und lehnt die Eröffnung einer zweiten, vollständig privaten Mailingliste eher ab, was auf Zustimmung bei den anderen Anwesenden im Raum trifft. Im Anschluss wird die Idee eines Forums aufgegriffen und besprochen. Zum Abschluss ergibt sich der Konsens, dass diese Frage endgültig nur von den Mitgliedern des Vereins besprochen werden kann.
Als Reaktion auf die vorher auf der Mailingliste angesprochene fehlende Kommunikation innerhalb des Vereins, bzw. unter den verschiedenen Gruppen des Vereins, schlägt einer der anwesenden Vereinsmitglieder einen Newsletter für den Verein vor. Dieser Punkt wird der Tagesordnung hinzugefügt. Die Grundidee hierbei soll sein, eine Zusammenfassung für das Geschehen im Verein und in den einzelnen Gruppen zu liefern. Als Inhalt sollen hier vorallem nächste Termine, das Geschehen des letzten Monats, wichtige Anliegen sowie andere wichtige Vorkommnisse und Entscheidungen der Gruppe gelten. So soll eine verpflichtende Informationsquelle für alle entstehen, auf die man sich berufen kann. Die einzelnen Runden sollen so jeden Monat einen Eintrag in das Wiki des Vereins machen oder an die E-Mailadresse des Vorstands direkt schicken, was dann wiederrum zu einem umfassenden, monatlichen Newsletter zusammengefasst werden soll. Als Startzeitpunkt wird zunächst der 1.8.2016 angedacht, jedoch wird auch die Möglichkeit einer Verschiebung nach hinten offen gelassen.
Vorstandsvorsitzender Tim Schumacher schließt die Vorstandssitzung.