Veranstaltungs-Checkliste

Du würdest gerne im Space etwas machen und möchtest nichts vergessen? Hier eine kleine Sammlung von üblichen Dingen, an die du denken solltest. Nimm Dir ein paar Minuten Zeit und schau drüber.

Wichtig: Nicht jeder Punkt ist immer relevant. Die Liste ist mehr eine Stichwortsammlung mit Punkten, an die man denken könnte

• Wie soll die Veranstaltung heißen?
• Um was soll es gehen?
• Was ist das Ziel der Veranstaltung (Vortrag, Workshop etc.)?

• Wikiseite oder Eintrag im Krautspace Blog
• Rechtzeitige(!) Ankündigung im Senf.
  • Rechtzeitig bedeutet, dass es mindestens eine Woche vorher angekündigt werden sollte. Dies gibt den Leuten die Möglichkeit, dies einzuplanen und dann auch zu erscheinen.
• Kurze Zusammenfassung für eben Wiki, Kalender und Mailingliste sowie ggf. für soziale Netzwerke.
• Einstellen der Veranstaltung auf der Veranstaltungsseite der Stadt. (Neben dem Text ist hier ein aussagekräftiges Bild wichtig.)
• Pressemitteilung?

• Welche Technik wird gebraucht? Ist diese im Space vorhanden, funktionsfähig und/oder müsste besorgt werden.
  • Projektor/ Beamer
  • Leinwand
  • BigBlueButton-Raum
    • Bitte Tobi im Matrixraum fragen.
  • Lötkolben
  • you name it
• Ist das Auf- und Zuschließen gesichert?
• Check des Zustandes des Raumes; ggf. nochmal Hand anlegen/ kehren/ wischen

• Ist hinreichend Verpflegung vorhanden (Mate, Süßkram) oder muss was nachgekauft werden
  • Kühlschrank mit Getränken füllen
• Selbstverpflegung:
  • Möchte jemand kochen?
  • Was muss noch besorgt werden?
  • Wer besorgt was?

• Eventuell neuen Personen kurz die Räumlichkeiten vorstellen
• Hinweis auf Getränke und Snacks (Preisliste über dem Kücheneingang oder Getränke- und Snackbar)
• Wie ist der Ablauf?
• Wer ist anwesend (aka Betreuung) bei der Veranstaltung?

• Der Raum sollte vorher mit jemandem mit Moderationsrechten „besetzt“ sein.
• Gerade bei hybriden Veranstaltungen daran denken, den Raum zu aktivieren.
• Test des Mikrofons
  • Sind Wortmeldungen aus dem Raum zu hören?
  • Sind Wortmeldungen aus dem BigBlueButton im Raum zu hören?

• Wer räumt auf?
  • Flaschen zusammen räumen
  • Abwasch
  • ggf. durchwischen
  • Getränke im Kühlschrank nachfüllen
  • ggf. Bescheid geben, dass der Getränkevorrat niedrig ist
  • beim Verlassen
    • Fenster, Licht, Heizung (siehe Zettel an der Tür)
• Was ist an Nachbereitung notwendig?
  • Dokumentation
  • Follow-Up