Unten ist eine Checkliste, welche Schritte bei einem Vorstandswechsel zu unternehmen sind. Ziel sollte sein, diese schnellstmöglich abzuarbeiten. Damit hat der neue Vorstand Zugriff auf Konto und Unterlagen.

• Rechenschaftsbericht unterschreiben lassen
  • Wer muss alles unterschreiben?
  • Gibt es Formzwänge?
• Protokoll der Mitgliederversammlung schreiben
  • vom Protokollanten und Versammlungsleiter unterschreiben lassen
  • Protokoll muss die Klarnamen, Adresse und Geburtsdatum des Vorstands enthalten
• Notar suchen und Änderungen eintragen lassen
  • Wir nutzten bisher den Notar Weikart.
  • An die E-Mail-Adresse können folgende Dokumente vorab geschickt werden:
    • Protokoll
    • Anwesenheitsliste
    • Satzung
    • Bescheid über Gemeinnützigkeit
    • Einladung zur MV
  • Notar prüft die Dokumente und läd zur Unterschrift ein
  • aktuellen Auszug aus dem Vereinsregister besorgen und abheften
• Kontozugriff
  • Voraussetzung ist der neue Vereinsregistereintrag
  • Bank (Ethikbank) anschreiben und Dokumente zuschicken lassen
  • Dokumente ausfüllen
  • Post-Ident machen und zur Bank schicken
• Neuer Vereinsregisterauszug auch an Commerzbank
• Zugang zu Freescout klären
  • Derzeit hat der Vorstand Adminzugang im Freescout und gibt diesen an den jeweils nächsten Vorstand weiter.
• Zugang zu NextCloud klären
  • Unter https://cloud.kraut.space gibt es einen Ordner mit Dokumenten für den Vorstand.
  • Ausscheidende Vorstandsmitglieder sollten keinen Zugriff mehr auf den Ordner haben.
  • Neuen Mitgliedern muss Zugriff gegeben werden.
• Berechtigungen im Wiki anpassen
  • Im Wiki gibt es Berechtigungen für den Vorstand. Neuen Personen sollten diese Berechtigung erhalten, bei ausscheidenden sollte dies entfernt werden
• Neuen OpenPGP-Schlüssel anlegen (Gültigkeit ca. ein Jahr)
  • Auf Keyserver hochladen
  • In Freescout eintragen
  • Script siehe hier: https://github.com/HackspaceJena/dokumente/blob/master/Office/Handbuch/scripts/gen-office-key
• Aktualisierung der Daten im Wiki und auf der Webseite
  • Auf der Webseite sind die Namen der Vorstände explizit aufgeführt. Diese sollten nach der MV angepasst werden.
  • Auf der Seite des Vereins stehen auch die Namen der Vorstände. Diese müssen ebenfalls angepasst werden.