Was ist bei einem Vorstandswechsel des Vereins zu tun?

Unten ist eine Checkliste, welche Schritte bei einem Vorstandswechsel zu unternehmen sind. Ziel sollte sein, diese schnellstmöglich abzuarbeiten. Damit hat der neue Vorstand Zugriff auf Konto und Unterlagen.

Rechenschaftsbericht unterschreiben lassen
- Wer muss alles unterschreiben?
- Gibt es Formzwänge?
Protokoll der Mitgliederversammlung schreiben
- vom Protokollanten und Versammlungsleiter unterschreiben lassen
- Protokoll muss die Klarnamen, Adresse und Geburtsdatum des Vorstands enthalten
Notar suchen und Änderungen eintragen lassen
- Wir nutzten bisher den Notar Weikart.
- An die E-Mail-Adresse können folgende Dokumente vorab geschickt werden:
  - Protokoll
  - Anwesenheitsliste
  - Satzung
  - Bescheid über Gemeinnützigkeit
  - Einladung zur MV
- Notar prüft die Dokumente und läd zur Unterschrift ein
- aktuellen Auszug aus dem Vereinsregister besorgen und abheften
Kontozugriff
- Voraussetzung ist der neue Vereinsregistereintrag
- Bank (Ethikbank) anschreiben und Dokumente zuschicken lassen
- Dokumente ausfüllen
- Post-Ident machen und zur Bank schicken
Neuer Vereinsregisterauszug auch an Commerzbank
Zugang zu Freescout klären
- Derzeit hat der Vorstand Adminzugang im Freescout und gibt diesen an den jeweils nächsten Vorstand weiter.
Zugang zu NextCloud klären
- Unter https://cloud.kraut.space gibt es einen Ordner mit Dokumenten für den Vorstand.
- Ausscheidende Vorstandsmitglieder sollten keinen Zugriff mehr auf den Ordner haben.
- Neuen Mitgliedern muss Zugriff gegeben werden.
Berechtigungen im Wiki anpassen
- Im Wiki gibt es Berechtigungen für den Vorstand. Neuen Personen sollten diese Berechtigung erhalten, bei ausscheidenden sollte dies entfernt werden
Neuen OpenPGP-Schlüssel anlegen (Gültigkeit ca. ein Jahr)
- Auf Keyserver hochladen
- In Freescout eintragen
- Script siehe hier: https://github.com/HackspaceJena/dokumente/blob/master/Office/Handbuch/scripts/gen-office-key
Aktualisierung der Daten im Wiki und auf der Webseite
- Auf der Webseite sind die Namen der Vorstände explizit aufgeführt. Diese sollten nach der MV angepasst werden.
- Auf der Seite des Vereins stehen auch die Namen der Vorstände. Diese müssen ebenfalls angepasst werden.